Як присвоїти табельний номер працівникові зразок. Табельний номер

Табельний номер співробітника - як присвоюється і навіщо він потрібний? Розглянемо ці та інші питання у нашій статті.

Присвоєння табельного номера співробітнику це обов'язково?

Кожному спеціалісту, який уклав з роботодавцем терміновий або безстроковий контракт, призначається табельний номер, який згодом фіксується у всіх документах, що стосуються кадрового обліку та розрахунку зарплати (п. 18 Додатка до листа Держкомпраці СРСР, Міністерства фінансів СРСР, ЦСУ СРСР від 27.04.19) № 75-АБ/89/10-80). У цьому якщо людина припиняє трудові відносини з фірмою, його табельний номер бажано не присвоювати іншому співробітнику протягом 1-2 років.

Табельний номер може фігурувати в різних документах організації, наприклад:

• у зарплатній відомості (форма № Т-53);
• розпорядження про матеріальне нагородження працівника (форма № Т-11);
• формах для відображення робочого часу (Т-12, Т-13).

Вказаний вище нормативний акт, прийнятий ще за радянських часів, діє, як і багато інших джерел права СРСР, досі. Тому присвоєння табельного номера працівнику обов'язкова процедура для російських роботодавців.

Розглянемо, як її можна здійснити практично, і навіть якими аспектами характеризується застосування табельного номера фахівця у кадровому обліку.

Процедура присвоєння табельного номера

Загальний алгоритм призначення табельного номера працівнику може бути таким:

1. Фахівець кадрової служби (або інша особа, яка приймає співробітника на роботу) запитує у відповідального колеги вільний табельний номер.

Відомості про зайняті табельні номери можуть відображатися в спеціальному журналі обліку. Його форму не встановлено законом. Як правило, у ній передбачається вказівка:

• П.І.Б. прийнятого працівника;
• дати прийняття на роботу;
• посади спеціаліста;
• табельного номера (який закріплюється за конкретним фахівцем на час роботи та на 1-2 роки після припинення трудового договору).

2. Видається наказ про прийом на роботу (форма № Т-1), готується особиста картка спеціаліста (форма № Т-2).

В обох документах фіксується табельний номер.

Дізнатися більше про процедуру прийому співробітника на роботу ви можете у статті «Як скласти наказ про прийом на роботу – зразок-2017» .

3. Відомості про прийнятий на роботу співробітника з підтвердженням присвоєння йому табельного номера передаються фахівцю, який веде журнал табельних номерів.

Перш ніж потрапити до кадрових документів фірми, табельний номер має бути тим чи іншим чином сформований. Вивчимо, як це може бути здійснено.

Принципи формування табельного номера

Законодавство не встановлює чітких вимог щодо способу формування, структури та інших характеристик табельного номера, наприклад довжини. Роботодавець має право використовувати номери, складені за будь-яким зручним для співробітників принципом.

Загальноприйнятим у російських компаніях вважатимуться підхід, коли використовується табельний номер, має у своєму складі лише арабські цифри, довжиною, яка перевищує 6 цифр. Табельні номери можуть надаватися співробітникам відповідно до черговості оформлення їх трудових договорів.

У фірмі може бути передбачена система співвідношення структури табельного номера з тими чи іншими характеристиками трудової функції людини. Як варіант — система, що дозволяє за табельним номером точно визначити відділ, де працює фахівець (наприклад, за першими цифрами).

ЦІКАВО! У практиці бухгалтерського обліку на радянських підприємствах передбачалося застосування табельних номерів працівників із 4 цифр (п. 7, 8 додатка 1 до методичних вказівок, затверджених листом Міністерства фінансів СРСР та ЦСУ СРСР від 20.02.1981 № 35/34-Р/426).

Особливості застосування табельного номера

• ідентифікує працівника;
• визначає його посаду.

Цей підхід правомірно обгрунтувати такими міркуваннями.

У п. 18 додатка до листа № 75-АБ/89/10-80 йдеться про те, що табельний номер має фіксуватися у документах щодо обліку заробітної плати. Оскільки зарплата нараховується окремо за кожною посадою, за ними слід застосовувати різні ідентифікатори — у разі у вигляді табельного номера. Так було в розрахункової відомості (форма № Т-51) навпроти кожного табельного номера вказується посаду працівника.

Дізнатись більше про специфіку застосування форми № Т-51 ви можете у статті «Уніфікована форма № Т-51 – розрахунковий лист» .

Таким чином, якщо людина працює на двох посадах в одного роботодавця, йому зазвичай присвоюється 2 табельні номери. У структурі журналу обліку даних номерів можуть бути передбачені окремі графи для фахівців, які працюють по суміщенню для зручності обліку.

Порядок формування та застосування табельних номерів встановлюється локальним нормативом роботодавця. Зокрема, у ньому може бути регламентований порядок застосування табельного номера працівника під час повторного прийому.

Чи потрібний новий табельний номер співробітника при повторному прийомі?

Одного разу привласнений співробітнику табельний номер зберігається за ним (його посадою – однією або декількома) до моменту звільнення з компанії (припинення роботи на посаді). За фактом звільнення (припинення роботи на цій посаді) табельний номер може зберігатися за фахівцем протягом рекомендованих листом № 75-АБ/89/10-80 строків.

Отже, якщо працівник повернувся на компанію протягом 1-2 років, щодо його ідентифікації (чи його посади — однієї чи кількох) доцільно застосувати колишній табельний номер.

Якщо людина повернулася пізніше закінчення терміну закріплення за нею табельного номера, її застосування буде можливим, тільки якщо на той момент відповідний номер не був переданий іншому працівникові.

Окремі правила застосування табельного номера роботодавець може встановити й щодо ідентифікації посад працівників (як ми зазначили вище, кожної з них може бути визначено окремий табельний номер).

Наприклад, якщо працівник, який звільнився, дуже швидко повернеться в компанію на іншу посаду, то і табельний номер йому можуть призначити новий, а колишній — передати першому працівникові, який прийшов на колишню посаду звільненого співробітника. Цей підхід полегшить бухгалтерам порядок розрахунку зарплати, який залежить, як ми зазначили вище, від характеристик посади, а чи не від особи працівника.

Підсумки

Табельний номер обов'язково призначається працівнику під час укладання договору. Якщо співробітник обіймає кілька посад у фірмі, йому виділяється окремий табельний номер кожної посади. Якщо людина звільняється, протягом 1-2 років роботодавець може зберігати його табельний номер. Облік номерів веде відповідальний працівник із застосуванням спеціального журналу.

Дізнатися більше про застосування кадрових документів, у яких зазначається табельний номер, ви можете у статтях:

• «Уніфікована форма № Т-1 — завантажити бланк та зразок» ;
• «Уніфікована форма № Т-11 — завантажити бланк та зразок» .

Багато хто, влаштовуючись на роботу, поняття не мають, що таке табельний номер працівника і для чого він потрібен, адже ця річ потрібна для здійснення документаційних операцій.

Нині підприємці почали практикувати прийому працювати присвоєння індивідуального табельного номера працівнику. Табельний номер - це спеціальний цифровий код, який дозволяє скоротити та полегшити обробку персональних даних працівника, пов'язаних з часом проведення на робочому місці і не тільки.

Якщо ви не знаєте, що являє собою табельний номер і для чого необхідне його присвоєння, тоді про це поговоримо нижче. Також розглянемо, у порядку він видається співробітнику підприємства міста і таке нововведення, як біометричний облік.

Що таке персональний цифровий номер співробітника?

Всім працюючим людям на підприємстві присвоюють індивідуальні номери, що складаються з різних комбінацій цифр, які допомагають співробітникам бухгалтерії обробити дані внутрішнього переміщення. Ще завдяки цьому номеру в комп'ютерній системі зберігаються всі дані про заробітну плату, відпустки, лікарняні листи і час перебування на робочому місці. Вся ця інформація в подальшому може знадобитися співробітнику, який вирушатиме на пенсію або виїжджатиме за межі країни.

Табельний номер присвоюється один раз і назавжди, навіть якщо виникне ситуація повторного прийому на роботу в те саме місце, система миттєво це покаже. Виходячи з цього, відзначимо, що присвоїти його можна тільки одноразово в момент прийому робітника на його першу посаду, і в наступний робочий час його не змінюють, принаймні в цьому немає потреби.

Цей номер є унікальним для кожного співробітника та стає основним реквізитом протягом усього часу роботи. Також його використовують як автоматичний розрахунок і всілякі позначки, які допомагають правильно розрахувати заробіток і обчислити з нього всі належні податки державі.

Надаються індивідуальні цифрові значення по порядку, починаючи з одиничного значення. Зазвичай із цифрою 1 значиться головний керівник підприємства. Є випадки, при яких підприємства починають привласнювати номери звільнених співробітників працівникам, що знову прибули, але варто зазначити, що через це може виникнути плутанина і плутанина. Таке практикується далеко не на всіх фірмах та підприємствах.

Як надається номер?

Як з'ясувалося, табельні номери працівників допомагають відділам бухгалтерії вести особливий облік щодо видачі та розрахунку заробітної плати. У відділі бухгалтерії у кожній заведеній справі на робітника фігурують ці індивідуальні цифри. Але варто знати, як за допомогою цих цифрових індивідуальних шифрів може вестися їх облік і все інше, що з ними пов'язано.

Спеціально розроблених нормативних актів для правильного присвоєння індивідуальних цифрових шифрів немає. Виходячи з цього, кожна організація має право створювати свої правила розробки шифрів і надалі їх коригувати.

Ще слід враховувати основні правила обліку праці та заробітної плати, які використовуються в будівельній та промисловій галузі: кожному працівнику, що влаштовувався, на постійне, тимчасове, сезонне перебування на робочому місці присвоюється індивідуальний табельний шифр, що складається з декількох цифр. Цифри надалі служать для обробки достовірної інформації про співробітника. Основні положення і правила можуть дозволяти протягом 1-2 років надавати раніше використовувані табельні комбінації співробітників іншим працівникам.

Для правильного присвоєння та ведення обліку табелів необхідно:

1. Кожна організація, практикуюча заклад табельних номерів прийому працювати, повинна мати у своєму штаті робітника, який вестиме повний контроль за присвоєнням, обліку, створюваному реєстру та підтримці всіх основних правил видачі індивідуального документа.
2. Привласнювати індивідуальні цифрові комбінації співробітникам, які вперше влаштовуються працювати, зобов'язані тоді, коли здійснюється подача всього пакета документів. На крайній випадок присвоєння можна здійснити першого робочого дня.
3. Присвоєння відбувається у хронологічній послідовності.
4. Індивідуальний номер працівника повинен фігурувати у наказі, який підтверджує прийом працювати.
5. Змінити номер з будь-яких причин неможливо, оскільки його присвоюють одноразово.
6. У разі повторного устрою робітник може отримати свій старий табельний номер, який знаходиться в базі під його ініціалами. Але якщо, звісно, ​​протягом 1-2 років його не віддали іншому працівникові.
7. Обов'язкова умова: номер працівника повинен мати вигляд арабських цифр, неспроможна складатися з літер, містити тире та інші знаки розподілу.

Облік часу, що проводиться на роботі

Наданий номер зможе допомогти у веденні обліку робочого часу. Праця у нашому житті є єдиним фактором виживання та існування на землі. Вимірювати його можна лише за витраченим часом. Для зручнішого вимірювання робочого часу прийнято використовувати табельний номер, який фіксуватиме час приходу та відходу з робочого місця.

Головними категоріями обліку часу є його величина та належна норма. Величину робочого дня можна обчислити, спираючись на виконану роботу та кількість проведеного часу на робочому місці. Але, як показує практика, багато працівників підприємств жертвують своїм особистим часом для своєчасного виконання поставлених цілей підприємством. За рахунок цього фактично відпрацьований час і норма розходяться.

Робітник протягом усього року або кількох місяців має можливість заслужити собі відпочинок та заробітну плату. А ось правильно розрахувати належну кількість днів, відведених на відпочинок, і отримати чесно зароблений оклад допоможе наданий табельний номер.

Все ж таки не дарма надають табельні номери співробітникам. Вони, у свою чергу, можуть миттєво видати всю інформацію про співробітника та розрахувати тривалість часу, який проводився на робочому місці. Існує три основні види часу проведення на роботі, такі як:

1. Нормальний. Кількість часу, встановлена ​​законодавством, має відповідати 40-годинній нормі.
2. Скорочений. Скорочення часу для роботи може практикуватися у разі прийому окремих осіб, які не досягли повнолітнього віку. У цьому випадку час може скоротитись від 1 до 4 годин.
3. Неповний. У момент працевлаштування роботодавець та робітник можуть дійти згоди про неповний трудовий день або скорочений тиждень. Зазвичай такі випадки трапляються, якщо людина, що влаштовується, є: студентом, пенсіонером, інвалідом, домогосподаркою. Ще варто наголосити, що ця домовленість на відпустку та трудовий стаж не впливає. Єдине, на що це може вплинути, тільки на оплату відпускних днів.

Біометричні системи обліку

Нині нові технології вражають своїми характеристиками. Адже зараз можна обійтися без табельного номера, бо вигадали нову систему — біометричну. Біометрична система є новим методом обліку робочого дня та збору всіх персональних даних про співробітника. Такі ідентифікатори є унікальними, оскільки їх неможливо знищити, втратити та обдурити.

Користування ними досить просте та зручне. На даний момент практикується розпізнавання особи за відбитком пальця. Завдяки таким терміналам можна легко зафіксувати час догляду і приходу на роботу, як це робить табельний номер. Щоб інформація надійшла до бази, варто лише доторкнутися пальцем до сенсора щодо сканування.

При цьому такі системи включають проміжні події під час робочого дня, наприклад, обідня перерва, ділова поїздка, відрядження та багато іншого, варто лише натиснути на спеціальну кнопку, яка це зафіксує. На багатьох терміналах встановлені камери, що фотографують співробітника після ідентифікації. Це лише посилить рівень безпеки компанії.

Далеко не всі співробітники організацій знають, що таке табельний номер, а багато хто навіть не здогадується, що він існує. Але співробітники відділу кадрів повинні вести облік персоналу, використовуючи табельний номер. Порядок присвоєння, і навіть основні особливості цього поняття розглянемо докладніше.

Визначення

Під табельним номером можна розуміти спеціальний цифровий код працівника. Присвоєння табельного номера працівнику відбувається на початку трудової діяльності у конкретній організації. Табельні номери не повторюються і для кожного працівника існує індивідуальний код. Протягом усієї трудової діяльності у конкретній компанії номер співробітника не змінюється.

Навіть у випадку, коли людина з якихось причин звільнилася з організації, але через деякий час повернулася, їй надається той самий табельний номер.

Навіщо потрібен

Присвоєння табельного номера співробітнику організації необхідне для того, щоб:

1. Полегшити роботу бухгалтерії з опрацювання даних про внутрішній рух персоналу.
2. Внести по тому чи іншому співробітнику позначки, що дозволяють робити надалі розрахунки.
3. Знайти необхідну інформацію про заробітну плату, лікарняні, відпускні, відгули і т.д. по співробітникам.

Найголовнішим призначенням табельного номера вважається облік робочого дня кожного співробітника. Для цього уповноважений працівник фіксує час приходу та догляду кожного з персоналу, а також проміжки часу, які витрачаються на обід, відлучки тощо. Надалі це допоможе підрахувати, наскільки ефективно співробітник відпрацював належний робочий годинник. Виходячи з цього нараховується зарплата.

Є певні норми по годинниках, які повинні дотримуватися:

• 40 год - повний робочий день;
• 20 год – скорочений робочий день;
• неповний робочий день (залежить від певних умов, що узгоджуються між сторонами при прийнятті на роботу).

Хто має привласнювати і кому

Табельний номер співробітника надається уповноваженою особою, яка веде кадрове діловодство організації. Це може бути сам керівник, бухгалтер, секретар, працівник відділу кадрів. Цей працівник повинен вести реєстр та облік присвоєних номерів, контролювати правильність їх використання.

Кожен співробітник, котрий офіційно працює на підприємстві, повинен мати табельний номер. Порядок присвоєння табельних номерів встановлено будь-якими нормативними актами, тому організація вправі визначати його самостійно. Табельний номер надається:

• працюючим на постійній основі;
• тимчасові співробітники;
• які є зовнішніми сумісниками;
• працюючим за терміновим договором.

Важливо пам'ятати, якщо справа стосується внутрішнього сумісника, то надавати йому ще один табельний номер не потрібно. А ось при цьому цілком доцільно.

Як привласнити номер

Відповідно до кадрового та бухгалтерського обліку, кожному працівнику має бути присвоєно табельний номер. Порядок присвоєння коду ґрунтується на хронологічному порядку. Інакше кажучи, кожен співробітник має своє одиничне значення. І у кожного наступного працівника код збільшується згідно з рахунком. Для кодування використовують арабські цифри. Не можна використовувати інші знаки – крапки, лапки тощо.

Але в жодному законодавчому нормативі не сказано, як саме надається табельний номер. Не регламентує і трудове право. Трудовий договір також має містити код співробітника, який присвоюється прийому працювати.

Так як табельний облік дозволяє тримати в порядку всю документацію, то при призначенні цифрового коду співробітника найкраще дотримуватись наступних правил:

1. Вести табельний облік має одна людина.
2. Надавати код необхідно відразу ж, як тільки співробітник, що прибув, подав документи для оформлення.
3. Повинна дотримуватися хронології при присвоєнні номера.
4. Цифровий код має бути внесений до наказу про прийом співробітника працювати.

Номери тих, хто звільнився

Багато фахівців, які ведуть табельний облік, задаються питанням - чи можна привласнити табельний номер співробітника, який вже звільнився? Це питання не розглядають ні федеральне законодавство, ні трудове право. Трудовий договір також не містить жодних відомостей про табельні номери. Отже кадровикам доводиться спиратися на вже існуючу практику. А саме в деяких компаніях можуть чинити так: якщо після 12 місяців співробітник не повернувся на робоче місце, його табельний номер може бути присвоєний новому працівникові.

Реєстрація

Вище пояснювалося, що є табельний номер, порядок присвоєння даного коду та його особливості. Далі з'ясуємо, як ведеться облік табельних номерів. Для цього в компанії ведеться спеціальний журнал, де фіксується така інформація:

1. Реквізити співробітника (прізвище, ім'я, по батькові).
2. Дата прийому працювати.
3. Посада.
4. Спеціальність.
5. Номер трудової угоди, дата її укладання.
6. Структурний підрозділ, де працює співробітник.
7. Табельний номер працівника.

Ведення табельного обліку є важливим чинником діловодства. І, як з'ясувалося, при присвоєнні номера кожному працівнику потрібно керуватися певними правилами. Втім, кожна організація може розробити свою модель обліку персоналу та слідувати саме їй. Оскільки регламентованих правил немає, то й відступ від вищевикладеного не веде до жодних штрафних санкцій. Головне пам'ятати, що правильно організований табельний облік суттєво полегшить роботу і бухгалтерії, і кадровим фахівцям.

Самі співробітники нечасто стикаються з табельними номерами, а часто й зовсім не знають про їхнє існування. Проте, на багатьох підприємствах (частіше за середні та великі) у кадровій документації використовується табельний номер співробітника. Як надається цей номер і навіщо він потрібен, розповімо в цій статті.

Що таке табельний номер (ТН)?

Це цифровий код, який присвоюється працівнику прийому працювати у організацію один раз і весь період роботи, використовуваний зручності ведення кадрової документації. Навіть якщо працівник звільниться, а потім повторно влаштується на роботу в ту ж фірму, йому буде присвоєно той самий ТН. Як правило, новим співробітникам табельні номери колишніх співробітників не надаються, щоб не виникло плутанини.

ТН використовується в усіх документах з обліку робочого (відпрацьованого) часу, заробітної плати та інших і є унікальним кодом співробітника, який дозволяє кадровому працівнику швидко та ефективно обробляти інформацію, пов'язану з цим співробітником, - проводити розрахунок заробітної плати та податкових відрахувань, лікарняних, відпусток вести облік відпрацьованого часу.

Як надається табельний номер?

Порядок присвоєння даних кодів працівникам законодавчо не встановлено, проте деякі положення містяться в Листі Держкомпраці СРСР N 75-АБ, Мінфіну СРСР N 89, ЦСУ СРСР N 10-80 від 27.04.1973 "Про Основні положення з обліку праці та заробітної плати у промисловості та будівництві" (п. 18). Згідно з цим Листом ТН присвоюється кожному працівнику, прийнятому:

• постійно;
• тимчасово;
• на сезонні роботи.

ТН звільненого працівника не присвоюється іншому працівникові протягом 1 – 2 років.

Правила присвоєння ТН розробляються організацією. Як правило, ТН складається з цифр, але підприємство має право використовувати в нумерації та інші символи. Заборон на це законодавство не містить.

Основні принципи присвоєння ТН мають бути закріплені у документі, який відображатиме кадрову політику підприємства, щоб нумерація була однаковою.

Перерахуємо основні моменти, які є загальними щодо присвоєння ТН співробітникам:

• обов'язки щодо присвоєння ТН та відповідного контролю та обліку повинні бути покладені на одного співробітника;
• ТН присвоюється в день подачі особою всіх необхідних документів, що влаштовується на роботу;
• ТН зазначається у наказі про прийом на роботу;
• нумерація починається з цифри 1 і продовжується в хронологічному порядку. Перший ТН присвоюється керівнику організації, наприклад, генеральному директору. Однак, якщо гендиректора буде звільнено і на його місце прийде нова особа, останньому буде присвоєно не перший ТН, а номер, наступний за останнім прийнятим на роботу співробітником;
• ТН не змінюється ні з яких причин, надається один раз і назавжди;
• при переведенні працівника до іншого підрозділу всередині однієї організації його ТН залишається тим самим, а якщо він спрямований на якийсь період на інше підприємство, там йому буде присвоєно інший ТН відповідно до правил, встановлених на даному підприємстві.

ТН закріплюються у журналі обліку табельних номерів. У цей документ заносяться такі дані:

• П.І.Б. працівника;
• дата прийому працівника працювати;
• посаду чи спеціальність працівника;
• реквізити трудового договору (номер та дата);
• структурне підрозділ, у якому числиться працівник (відділ, цех тощо.);
• табельний номер.

ТН та облік робочого часу

На підприємствах, де розмір заробітної плати залежить від часу, проведеного працівником на робочому місці, ТН використовується для фіксування та обліку годинника роботи конкретного співробітника. Якщо працівник провів на роботі більше належного, йому мають бути надані дні відгулу або сплачено час роботи понад норму.

Розмір відпочинку або допоплати залежатиме від того, яким працівнику встановлено режим робочого часу:

• нормальний – 40 годин на тиждень;
• скорочений – до 4 годин на день, наприклад для неповнолітніх;
• неповний – за згодою з роботодавцем, для жінок з неповнолітніми дітьми, інвалідів, пенсіонерів тощо.

Так, незважаючи на те, що присвоєння ТН не є обов'язковим і не встановлено законодавцем, ТН активно використовується багатьма організаціями досі, а отже, ТН – це справді зручний та ефективний інструмент ведення кадрового обліку.

З таким поняттям, як табельний номер, співробітники підприємств та організацій стикаються далеко не завжди. Більше того, рядові працівники можуть просто навіть не знати про його існування. А ось спеціалісти кадрових відділів зобов'язані вести табельний облік персоналу. І це лише частина кадрового діловодства, яке є справжньою наукою, яка має свої закони, правила та порядки. При цьому розділ про табельні номери займає в ній хоч і не цілком офіційне, але досить значне місце.

Що таке табельний номер

Як вже зрозуміло із самої назви, по суті, табельний номер– це спеціальний цифровий код працівника. Він присвоюється людині з початку виконання нею трудових обов'язків. Табельні номери не повторюються і для кожного співробітника такий шифр є індивідуальним. Протягом усього періоду роботи людини у тій чи іншій компанії його табельний номер залишається незмінним.

Навіть якщо працівник у якийсь момент звільнився з організації, але потім прийняв рішення до неї повернутися, йому буде надано колишній табельний номер.

Треба сказати, що табельний облік рідко використовується в маленьких фірмах, але, як правило, він обов'язково застосовується на середніх та великих підприємствах.

Для чого потрібні табельні номери

Присвоєння працівникам підприємства особливих цифрових комбінацій має відразу кілька цілей:

• полегшення роботи спеціалістам відділу бухгалтерії з обробки та фіксації даних про внутрішні переміщення співробітників;
• табельний номер використовується для внесення по тому чи іншому працівнику різних позначок, які дозволяють надалі більш просто та правильно розрахувати такі параметри, як заробітна плата та супутні податки;
• дані цифри дають можливість легко знайти всю інформацію про зарплату, лікарняні, відгули, понаднормовий годинник, відпустки і т.д. за тим чи іншим працівником.

Але, все ж таки, основне призначення табельного номера - облік часу, що проводиться співробітником безпосередньо на робочому місці. Для цього уповноважені працівники підприємства фіксують час прибуття персоналу з роботи та догляду додому, всілякі відлучки на обід, по особистих справах тощо. Надалі ці відомості дозволяють визначити, чи відпрацювала людина належний час, чи може бути у неї була переробка, і, виходячи з цього, нарахувати їй заробітну плату.

Якщо говорити про час, який працівник повинен проводити на робочому місці, то існує три основні варіанти.

1. Повний робочий день (40 годин на тиждень).
2. Скорочений робочий день (20 годин на тиждень і менше).
3. Неповний робочий день (кількість годинників визначається в індивідуальному порядку окремою угодою між роботодавцем та співробітником).

Найчастіше останні два пункти застосовуються до студентів, неповнолітніх, пенсіонерів, людей з обмеженими можливостями та деяких інших категорій громадян.

Хто надає табельний номер працівнику

У кожній організації, яка веде подібний облік персоналу, має бути фахівець, на якого покладено цей обов'язок. Як правило, це керівник підрозділу, або співробітник кадрового відділу, які згодом передають дані в бухгалтерію, або безпосередньо бухгалтер, або спеціальний табельник. Останнє особливо поширене великих промислових підприємствах. Уповноважений працівник веде реєстр та облік присвоєних шифрів, контроль за правильністю їх присвоєння та використання

Кому присвоюються табельні коди

Табельні номери повинні надаватися всім співробітникам підприємства, на якому ведеться табельний облік. Зокрема:

• тим, хто влаштований на постійній основі;
• тимчасовим співробітникам;
• зовнішнім сумісникам;
• сезонним працівникам.

Увага!Якщо працівник поєднує посади у межах одного структурного підрозділу чи відділу, заводити нього окремий табельний номер не нужно. Однак, якщо його друга робота знаходиться поза цією організацією або в іншому підрозділі, то присвоєння табельного номера є цілком доцільним.

Як надається табельний номер

За загальноприйнятими правилами кадрового та бухгалтерського обліку, табельні номери повинні надаватися з одиничного значення. У міру збільшення чисельності співробітників ця цифра, відповідно, зростає у хронологічному порядку, без перепусток. Для шифрування табельного номера використовуються лише арабські цифри, без внесення будь-яких інших символів, як точок, лапок, дефісів і т.д.

Проте, наведена вище інформація не є строго обов'язковою. Справа в тому, що в законі немає ні спеціальних пунктів, ні будь-яких нормативних актів, які регламентують присвоєння табельних номерів. Отже, суто теоретично, кожне підприємство має право самостійно вирішувати, як саме розробляти та застосовувати до співробітників ці цифрові коди, а також коригувати їх надалі.

Оскільки табельний облік дозволяє тримати порядок у веденні внутрішньої документації, то при призначенні табельних номерів бажано дотримуватись наступних рекомендацій:

1. Займатися табельним обліком повинен певний співробітник;
2. Привласнювати табельний номер потрібно відразу після подачі новоприйнятим працівником всіх необхідних документів для оформлення або ж у його перший робочий день;
3. При присвоєнні табельних цифрових комбінацій треба дотримуватися хронології, виключаючи перепустки;
4. Необхідно доводити до відома працівника цифровий код, який за ним числиться;
5. Обов'язково вносити індивідуальний номер у .

Привласнення табельних номерів звільненим новоприйнятим співробітникам

Рано чи пізно практично всі фахівці, які займаються табельним обліком на підприємствах та організаціях, запитують себе: чи можна повторно присвоювати табельні номери? Оскільки законодавчо це ніяк не регламентується, то тут доводиться спиратися на практику, що склалася. А вона така, що зазвичай вже використовувані номери або не знаходять подальшого застосування, або присвоюються новим працівникам по закінченні, не менш ніж одного року з того часу, як був звільнений співробітник, який раніше на ньому числився.

Де реєструється облік табельних номерів

Підприємства, які користуються табельним обліком співробітників, ведуть, як правило, і журнал обліку табельних номерів. У ньому фіксуються такі дані:

• прізвище, ім'я, по батькові працівника;
• дата прийому його на роботу;
• посаду та спеціальність;
• номер трудового договору та його дата;
• структурне підрозділ, у якому він числиться;
• власне сам табельний номер.

ФАЙЛИ

Підсумовуючи вищенаведеної інформації, можна сказати, що ведення табельного обліку є досить важливою складовою кадрового та бухгалтерського діловодства. Однак, при присвоєнні табельних номерів слід керуватися деякими правилами, які кожне підприємство має право розробити самостійно. Втім, їхнє порушення не веде до жодних санкцій з боку контролюючих органів. Тим не менш, бездоганний табельний облік суттєво полегшує та оптимізує роботу кадрових та бухгалтерських відділів, дозволяючи уникати помилок у нарахуванні заробітної плати та інших виплат.